8 золотых правил делового цифрового этикета.

Чем больше общения переходит в диджитал, тем больше внимания стоит уделить этикету делового цифрового общения.

Правило 1. Не нарушайте границы человека

Рабочее общение постепенно уходит в Телеграм, и мы все меньше общаемся с помощью почты. И в связи с этим довольно легко переступить невидимую черту границ человека. Можно не проверять рабочую почту во внерабочее время — а вот не читать новые сообщения в мессенджере уже сложнее, ведь туда пишут и друзья, а еще там есть ТГ-каналы, которые мы читаем как раз в свободное время.

Как быть? Не пишите коллегам (клиентам, подрядчикам) сразу же как только пришла в голову какая-то идея или вопрос. В Телеграмме есть прекрасная функция отложенных сообщений — используйте ее, задав таймер на рабочие часы. Даже когда вам кажется, что вопрос не требует промедления — выдохните, честно ответьте, не подождет ли он до завтра, и если все же ждет, то не тревожьте человека. 

Правило 2. Аудиосообщения — только в крайних случаях и с предупреждением

Для людей, которые отправляют аудиосообщения длинной в 4-6 секунд на 100% есть отдельный котел в аду 🙂 Без обид, но серьезно, человек больше времени потратит на то, чтобы послушать эти секунды (подключить гарнитуру, оторваться от работы, выбрать тихое место). 

Есть множество статей, посвященных тому, почему аудиосообщения — это зло, и неуважение к получателю, и если у вас на месте руки, то пишите текст. 

Как быть? Не будем отрицать и удобство войсов — ведь иногда проще рассказать, чем писать тысячу символов текста. Но в таких случаях получателем должен быть либо человек, с которым вы уже негласно договорились обмениваться аудиосообщениями, либо вам нужно предварительно спросить “Ты не против, если я голосом?”. Вот так просто.

Полезно знать. Есть специальный бот (@VoiceMsgBot), который переводит ваши аудиосообщения в текст. Используйте его, если вам лень писать, и в то же время  вы заботитесь о получателе сообщения.

Правило 3. В переписке — конструктивно и сразу к сути

Да простят меня любители small talks, но в цифровом мире люди ценят краткость, емкость и быстроту. Поэтому, не стоит писать “Привет”, и ждать час, пока тебе ответят — “Привет”. Сразу пишите суть вопроса. Собеседник будет вам за это только благодарен. 

Полотно текста тоже мало кто оценит, ведь нужно будет потратить время на чтение. А если это не очерк в ТГ-канале, или пост в Фейсбуке, то попробуйте сократить свое послание, оставив только то, что важно, и убрав все эмоции и лишние детали.

Как быть? Писать и сокращать (можно прочитать книгу “Правила деловой переписки” Макса Ильяхова, и почерпнуть там полезные инсайты). 

Правило 4. Писать одно большое сообщение, а не 5 маленьких

Часто в порыве мысли и спешки, чтобы не потерять внимание собеседника, мы пишем много мелких сообщений. В итоге, счетчик сообщений растет, а смысла не прибавляется. Это особенно критично, когда стоят звуковые уведомления и каждые 5 секунд раздается “дзинь”. Это может раздражать получателя, а также его коллег, которые также слышат уведомления. Но отсюда уже следуют другие правила, вроде выключать звук уведомлений, например 🙂

Как быть? Изложить суть вопроса в одном сообщении и дождаться ответа. Во время активной переписки — тоже работать над лаконичностью. Вот пример: «Привет. Как ты? Есть идея, вкратце тут опишу (описание), как прочитаешь, давай обсудим?»

Правило 5. Не отправляйте контакты, номера карт скриншотами или фотографией

Те, кому хоть раз приходилось  вводить номер вручную со скриншота или фото карточки — знают, какая это морока. Пока введешь, пока проверишь правильность — уф, и почему не отправить так, чтобы “скопировать — вставить”? 

Правило 6. Используйте секретные чаты для передачи логинов/паролей

Часто есть необходимость передать информацию, которую лучше не хранить в свободном доступе (например, логины/пароли). Для этого отлично подойдут зашифрованные сообщения в телеграме с автоудалением после прочтения. Также, можно удалять сообщения вручную, после подтверждения о том, что пароль сохранен в надежном месте. 

Правило 7. Удаляйте ненужные чаты (обсуждения)

Довольно удобно — есть вопрос, который нужно решить коллективно, собрали чат.  Договоритесь о том, чтобы удаляться из ненужных чатов (например, которые посвящены какому-то событию, которое уже прошло). В идеале это делать сразу, как только вы понимаете, что чат не актуален. Потому что если затянуть и спустя год удалиться, всем вашим коллегам придет уведомление о том, что вы покинули чат. И тут понесется цепная реакция!

Правило 8. Включайте видеокамеру на онлайн-митингах

Это правило стало актуальным в 2020 году, так как мы работаем удаленно, коммуницируем на онлайн-встречах, и редко видим друг друга. И для того, чтобы сохранить элементы привычного нам человеческого общения, во время онлайн-митингов включайте камеру.  

Сейчас в интернете много мемов о том, как люди во время Zoom встреч заботятся только о презентабельности верхней части тела, и в этом есть доля правды.